AuslagenFlow

AuslagenFlow für Vereine

Von der Auslage bis zur Erstattung.

Mitglieder fotografieren den Kassenbon, reichen ihre Auslagen gesammelt bei der Kasse ein und sehen jederzeit, wo ihr Geld steht. Der Kassenwart hat alle Belege an einem Ort, statt Zettel und E-Mails zusammenzusuchen.

Kostenlos herunterladen So funktioniert’s

Version 3.3.0 · freie Software (AGPL-3.0) · läuft auf jedem Webspace mit PHP und MySQL

  1. OffenMitglied hat erfasst
  2. Eingereichtliegt bei der Kasse
  3. Erstattung veranlasstKassenwart hat überwiesen
  4. ErstattetGeld ist angekommen

Ablauf

Vier Schritte, klare Zuständigkeit.

Jede Auslage hat zu jedem Zeitpunkt genau einen Status. Wer gerade am Zug ist, sieht man auf einen Blick, Rückfragen per Telefon oder Zettel entfallen.

  1. 1

    Erfassen

    Mitglied

    Datum, Händler, Betrag und Notiz eintragen, den Kassenbon fotografieren oder ein PDF anhängen. Fotos werden automatisch verkleinert.

  2. 2

    Einreichen

    Mitglied

    Offene Auslagen auswählen und gesammelt einreichen. Daraus entsteht ein PDF mit Übersicht, Name, IBAN und allen Belegen. Es bleibt bei der Einreichung gespeichert.

  3. 3

    Prüfen

    Kassenwart · Vorstand

    Der Kassenwart sieht alle Einreichungen mit Belegen, stellt Rückfragen im Verlauf und setzt nach der Überweisung „Erstattung veranlasst“. Unstimmiges lehnt er mit Begründung ab.

  4. 4

    Erstatten

    Mitglied

    Ist das Geld angekommen, bestätigt das Mitglied „erstattet“. Die Einreichung ist damit abgeschlossen und bleibt mit PDF und Verlauf nachvollziehbar.

Rollen

Jeder sieht, was er sehen muss.

Mitglied

Erfasst und reicht die eigenen Auslagen ein. Sieht nur seine eigenen Daten.

Kassenwart

Sieht eingereichte Auslagen aller Mitglieder mit Belegen und IBAN und veranlasst die Erstattung.

Vorstand

Liest Einreichungen mit, kann Rückfragen stellen und ablehnen. Die IBAN sieht er nicht.

Admin

Legt Konten an, sperrt sie und vergibt Rollen. Fremde Auslagen sieht er dabei nicht.

Funktionen

Alles, was die Vereinskasse braucht. Nicht mehr.

Beleg per Foto oder PDF

Direkt mit der Handykamera aufnehmen oder eine Datei bis 15 MB anhängen.

Einreichung als PDF

Übersicht, Stammdaten und alle Belege in einer Datei, für Mitglied, Kassenwart und Vorstand abrufbar.

Rückfragen im Verlauf

Kommentare je Einreichung zwischen Mitglied, Kassenwart und Vorstand, mit Hinweis auf Ungelesenes.

Feste Einreichungen

Eingereichte Auslagen bilden eine Gruppe und lassen sich nicht mehr einzeln ändern oder löschen.

Export

Auslagen als CSV für die Tabellenkalkulation, als PDF oder als ZIP mit allen Belegen.

Installierbar als App

Auf Android, iPhone und am Rechner wie eine App auf den Startbildschirm legen. Hell oder dunkel.

Passkeys und 2FA

Anmeldung per Fingerabdruck oder Face-ID, alternativ Passwort mit Authenticator-App.

Für kleine Vereine gemacht

Kein Abo, keine Einrichtungsgebühr, keine Begrenzung bei Mitgliedern oder Auslagen.

Sicherheit & Datenschutz

Eure Daten bleiben bei euch.

AuslagenFlow läuft auf dem Webspace eures Vereins. Belege, IBANs und Einreichungen liegen in eurer eigenen Datenbank, nicht in einer fremden Cloud. Es gibt kein Tracking und keine externen Dienste.

  • Passwörter nur als Hash gespeichert, Schlüssel für die 2FA verschlüsselt und nicht in der Datenbank
  • Schutz vor Passwort-Raten und vor untergeschobenen Anfragen (CSRF)
  • Jede Person sieht nur ihre eigenen Auslagen, die IBAN sieht nur der Kassenwart
  • Abgelehnte und zurückgezogene Einreichungen bleiben mit PDF und Verlauf erhalten
  • Offener Quelltext: Jeder kann nachsehen, was die App tut

Herunterladen

In einer Viertelstunde eingerichtet.

AuslagenFlow ist zum Selbst-Hosten gedacht: Ihr ladet die App auf euren Webspace, jedes Mitglied bekommt ein eigenes Konto. Eine öffentliche Instanz zum Ausprobieren gibt es nicht, weil jede Person ein Konto braucht.

So geht’s

  1. ZIP herunterladen, entpacken und den Inhalt per FTP auf den Webspace laden, gern in einen Unterordner wie /auslagen/.
  2. Dem Webserver Schreibrechte für den Ordner api/config/ geben.
  3. Die Adresse im Browser öffnen. Die Einrichtung fragt die Datenbank-Zugangsdaten und das erste Admin-Konto ab und legt alles an. Direkt nach dem Hochladen erledigen.
  4. Im Profil unter „Administration“ Konten für die Mitglieder anlegen und Kassenwart und Vorstand festlegen.
⇩ auslagenflow-3.3.0.zip (515 KB)

Schritt für Schritt erklärt in der Anleitung für Betreiber, ältere Versionen unter Releases.

Voraussetzungen

  • Webspace mit PHP 8.1 oder neuer
  • MySQL 5.7+ oder MariaDB 10.3+, eine leere Datenbank genügt
  • HTTPS mit gültigem Zertifikat

Das bieten praktisch alle gängigen Hoster schon im kleinsten Paket. Ein Build-Schritt, Node.js oder Composer sind nicht nötig.

Alle Tabellen beginnen mit va_. Die Datenbank kann also mit anderen Anwendungen geteilt werden.