Auslagen ansehen und ändern

Unter Übersicht siehst du oben die Gesamtsumme und darunter die Summen je Status. Mit den Knöpfen Alle / Offen / Eingereicht / Veranlasst / Erstattet filterst du die Liste.

Die Liste ist zweigeteilt: Oben stehen deine offenen Auslagen einzeln, darunter deine Einreichungen. Jede Einreichung ist ein Kasten, den du mit einem Tipp auf die Kopfzeile auf- und zuklappst (▸ / ▾). Auch eingeklappt zeigt die Kopfzeile Datum, Anzahl, Summe, Status und – falls vorhanden – die Zahl der Kommentare bzw. 💬 neu. Aufgeklappt siehst du die zugehörigen Auslagen, die Rückfragen und die Knöpfe. Von selbst aufgeklappt sind nur Einreichungen mit neuen Kommentaren (und eine einzelne, noch nicht erstattete Einreichung). Was du auf- oder zugeklappt hast, merkt sich die App, bis du dich abmeldest.

Tippe auf eine Auslage, um die Details zu öffnen. Bei einer offenen Auslage kannst du dort:

den Beleg ansehen, ⬇ herunterladen, ersetzen (📷 Neues Foto, 📁 Andere Datei) oder entfernen. Fehlt der Beleg, kannst du ihn hier nachreichen.
mit ✏️ Angaben bearbeiten Datum, Händler, Betrag und Verwendungszweck ändern.
mit 🗑 Auslage löschen die Auslage entfernen. Das kann nicht rückgängig gemacht werden.

Geschlossen wird das Fenster mit ✕, mit einem Tipp daneben oder mit der Zurück-Taste des Smartphones.

🔒 Eingereichte Auslagen gehören zu ihrer Einreichung. Ab dem Einreichen lässt sich eine Auslage einzeln nicht mehr ändern oder löschen; den Beleg kannst du weiterhin ansehen und herunterladen. Der Status gilt immer für die ganze Einreichung. Die Knöpfe dafür stehen am Kasten der Einreichung in der Übersicht:

Mit 📄 Einreichungs-PDF öffnest du das beim Einreichen erstellte PDF erneut. (Kästen „Übernommen aus früherem Stand“ haben kein gespeichertes PDF.)

Status der Einreichung	Knöpfe
Eingereicht	↩ Einreichung zurückziehen: alle Auslagen werden wieder offen, du kannst sie ändern und neu einreichen; die Einreichung bleibt unter „Abgebrochen“ erhalten. ● Als erstattet markieren: das Geld ist angekommen.
Erstattung veranlasst	● Geld erhalten – als erstattet markieren
Erstattet	↩ Doch noch nicht erstattet: falls du dich vertippt hast – nur in den ersten 5 Minuten

Nach Erstattung veranlasst kannst du die Einreichung nicht mehr zurückziehen. Am Kasten steht, wann und von wem die Erstattung veranlasst wurde. Ist etwas falsch, wende dich an den Kassenwart. Er kann die Veranlassung zurücknehmen, solange du nicht Erstattet gesetzt hast.

Lehnen Kassenwart oder Vorstand eine Einreichung ab, stehen alle ihre Auslagen bei dir wieder auf Offen. Du kannst sie dann ändern und neu einreichen. Die Begründung steht im Verlauf der Einreichung.

Abgeschlossen: 5 Minuten nachdem du eine Einreichung als erstattet markiert hast, wandert sie in den eingeklappten Bereich Abgeschlossen unter den laufenden Einreichungen. Sie bleibt dort mit Status Erstattet sichtbar (unter dem Filter Erstattet aufgeklappt), lässt sich aber nicht mehr zurücknehmen. Kommentieren geht weiterhin. Erstattete Einreichungen aus früheren Versionen stehen gleich dort.

Abgebrochen: Abgelehnte und zurückgezogene Einreichungen bleiben ganz unten im eingeklappten Bereich Abgebrochen erhalten, mit Datum, Anzahl, Summe, Einreichungs-PDF und allen Kommentaren. Sie lassen sich nur noch ansehen. Das PDF zeigt den Stand, der damals eingereicht war.

Verlauf und Rückfragen

Zu jeder Einreichung gibt es einen 💬 Verlauf. Darin schreiben du, der Kassenwart und der Vorstand – zum Beispiel „Ist das vom Sommerfest?“ oder „Beleg folgt per Post“. Andere Mitglieder und Administratoren sehen ihn nicht.

Außerdem hält der Verlauf jede Statusänderung fest, mit Person und Uhrzeit: Eingereicht, Erstattung veranlasst, Veranlassung zurückgenommen, Erstattet (und zurück), Zurückgezogen und Nicht genehmigt mit Begründung. So ist jederzeit nachvollziehbar, wer wann was geändert hat. Diese Einträge lassen sich nicht löschen.

Klappe 💬 Verlauf auf, schreibe deinen Text und tippe auf Senden. Über die Auswahl daneben kannst du dich auf eine bestimmte Auslage beziehen oder auf die ganze Einreichung. Die Auslage erscheint mit Händler, Betrag und Hinweis („zu: Testladen · 5,12 € · Testmaterial“), damit sie auch bei gleichen Händlern eindeutig ist.
Neue Einträge – Kommentare oder Statusänderungen durch andere – erkennst du am roten Punkt an Übersicht unten, an 💬 neu in der Kopfzeile der Einreichung und an neu beim Eintrag. Der Verlauf ist zunächst zugeklappt; sobald du ihn aufklappst, gilt er als gelesen.
Kommentare lassen sich nicht bearbeiten. Deinen eigenen Kommentar kannst du mit Löschen entfernen, solange er jünger als 5 Minuten ist und noch niemand darauf geantwortet hat.
Bei abgebrochenen Einreichungen kann man nichts mehr schreiben.
Im Detail-Fenster einer Auslage stehen die Rückfragen, die sich auf genau diese Auslage beziehen.

Neue Kommentare holt die App, wenn du zu ihr zurückwechselst, oder sofort über Aktualisieren (⟳) oben rechts in der Kopfzeile. Eine Benachrichtigung per E-Mail gibt es noch nicht.

Auslagen aus der Zeit vor den Einreichungen (frühere Versionen) sind je Status zu einem Kasten Übernommen aus früherem Stand zusammengefasst.

Hast du die App auf mehreren Geräten geöffnet, holt sie beim Zurückwechseln automatisch den neuesten Stand vom Server.

Diese Anleitung beschreibt AuslagenFlow 3.3.0. Sie entspricht dem Benutzerhandbuch im Quelltext.